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Suche & unternehmensweites Informationsmanagement
Suchen hat traditionell einen negativen Beigeschmack. Wer suchen muss, hält nicht Ordnung. Die Prioritäten scheinen damit klar gesetzt zu sein: erst Ordnung halten, dann notfalls Suchen. In Zeiten gestiegener Compliance-Anforderungen stehen Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit im Vordergrund. Suche ist in diesem Kontext der Todfeind, da sie vermeintlich zur Unordnung erzieht.
Doch dieses ambivalente Weltbild bricht gerade zusammen. Enterprise Search ist auf dem deutschen Markt angekommen. Ihr Potential gerät beim Aufbau von Informationssystemen stärker denn je in den Fokus. Dazu haben mehrere Faktoren beigetragen. Die umfangreiche Nutzung von Internetsuchmaschinen hat das Bedürfnis nach Suchtechnologien auch für unternehmensinterne Inhalte gefördert. Ein weiterer Einflussfaktor ergibt sich aus der Auseinandersetzung mit Enterprise 2.0-Lösungen. Das Aufbrechen von Informationssilos durch Social Software und der Umgang mit einfach bedienbaren Webapplikationen haben die Sehnsucht nach ähnlichen Ansätzen für alle Unternehmensinhalte genährt. Hierzu zählen insbesondere Social Search-Funktionalitäten, mit denen sich die Anwendungsfelder von Enterprise Search wirkungsvoll erweitern lassen.
Universeller Informationszugriff – systemübergreifend und mobil
Suchen ist seit jeher eine elementare Funktion von Informationssystemen – ab einer bestimmten Menge an Informationsobjekten ist sie als Mechanismus für den Informationszugriff unumgänglich. Dabei ist die Suche der einfachste und universellste Ansatz für den Zugriff auf große Informationsmengen und ohne Suchmaschinen wäre die Fülle der über das Internet verfügbaren Inhalte nicht zugänglich zu machen. Aber ab einer bestimmten Menge an Informationsobjekten ist die Navigation (sprich Menüs) als Zugriffsmechanismus kein adäquates Mittel mehr. Gleichzeitig ist uns die qualitative Unzulänglichkeit der Suchergebnisse bewusst, da die Internetsuche bis zum heutige Tage mehr volltextorientiert als semantisch ist.
Enterprise Search dagegen kann Inhalte nicht nur nach Text, sondern gleichzeitig anhand von Metadaten indexieren. Dies geschieht systemübergreifend über verschiedenste IT-Systeme, Dokumentformate und Zugriffsprotokolle. Das muss selbstverständlich unter Berücksichtigung der den Applikationen innewohnenden Berechtigungssysteme geschehen. Ein systemübergreifend erstellter Index ermöglicht u. a. einen konsolidierten Zugriff auf alle geschäftsprozessrelevanten Informationen. In Verbindung mit einem personalisierbaren Portal lassen sich nutzergruppenorientiert Informationsströme kanalisieren. So können z. B. in einem Widget automatisch neue oder geänderte Vorschriften verfolgt werden – ohne redaktionellen Aufwand. Ergänzt um ein für Smartphones geeignetes Front-End wird schließlich aus der Suche eine mobile Lösung für den unternehmensweiten Informationszugriff. In solchen Funktionalitäten liegt ein großes Potenzial, das weit über Suchen hinausgeht.
(wird fortgesetzt)
inter:gator Documentation Reader- a clear ROI?
Verfasst von Many people know the problem – important Information are wanted – but they hide out behind long documents. But the research in extensive documents is a very complex process.
Fact is: The user wants to find information and relevant text passages and not a document as a whole.
Represents inter:gator Documentation Reader an adequate solution for this special challenge? Which performance offers the Documentation Reader?
The location of determined text passages will be facilitated and relevant information will be linked file across. This all takes place, without downloading the document. It`s usable without Plug-In installation and runs on every conventional browsers, without extensions like Flash, Active X or Java. The magic word is JavaScript and lots of HTML-Magic.
For readers in a hurry:
Ca. 1000 employee’s clicks 800 times on 400 search requests and save with inter:gator Documentation Reader overall 1056 hours a year. For an average hourly wage of 21 Euro per hour one can save up to 22.176,00 Euro.
So, is the use of inter:gator Documentation Reader efficient? Are such huge savings possible and realistic?
inter:gator Documentation Reader- ein klarer ROI?
Viele Leute kennen das leidliche Problem im Arbeitsalltag – man benötigt wichtige Informationen, welche sich aber in einem schier unendlich langen Dokument verbergen. Doch die Recherche in umfangreichen Dokumentationen ist ein sehr aufwendiger Prozess.
Fest steht: Man will Informationen und entsprechend relevante Textpassagen finden und kein langes Dokument als Ganzes!
Stellt der inter:gator Documentation Reader eine adäquate Lösung für diese Herausforderung dar?
inter:gator Documentation Reader
Was kann der inter:gator Documentation Reader leisten?
Mit dem Documentation Reader, wird das Auffinden bestimmter Textpassagen innerhalb von großen Dokumenten erleichtert und es werden relevante Informationen dateiübergreifend verknüpft.
Dies geschieht alles, ohne dass das Dokument erst heruntergeladen werden muss. Es ist ohne Plug-In- Installationen verwendbar und läuft auf allen herkömmlichen Browsern ohne Erweiterung wie Flash, Aktive- X oder Java. Das Zauberwort heißt JavaScript und viel HTML-Magie.
Für eilige Leser:
Ca. 1000 Mitarbeiter tätigen 800 Klicks auf 400 Suchabfragen und sparen dabei mit dem Documentation Reader insgesamt 1056 Stunden Suchzeit im Jahr.Bei einem durchschnittlichen Stundenlohn von 21 Euro kann man somit bis zu 22.176,00 Euro sparen. Also lohnt sich der Einsatz des inter:gator Documentation Reader im Unternehmen? Ist eine solch immense Einsparung realistisch?
Apps or widgets for Intranets
With great interest I`ve read the article Apps for Intranets immediately I thought about our inter:gator Dashboard on the intranet.
Already, we`ve answered the following question:
Perhaps intranet interfaces should look more like a collection of apps than a web site? Or could it be a way for employees to create a personalized experience?
Apps for Intranets oder Widgets für das Intranet (Deutsch)
ich habe den Artikel Apps for Intranets mit großem Interesse gelesen und gleich an unser Dashboard-Einsatz im Intranet gedacht.
Besonders die folgende Frage haben wir bereits beantwortet:
Perhaps intranet interfaces should look more like a collection of apps than a web site? Or could it be a way for employees to create a personalised experience?
Was ist eigentlich ein Intranet?
Verfasst von Die Mittagspause läuft bei uns eigentlich immer ähnlich ab: Nach dem mittäglichen Kurzmeeting trifft sich der Großteil von interface:projects im Flur, synchronisiert die Smartphones, startet die Navigations-App (nicht das wir uns verlaufen, omg) und es geht zum Essen ins “Autohaus”. Unterwegs wird eifrig über dies und jenes diskutiert, die Themen decken dabei die ganze Welt und manchmal noch viel mehr ab.
Heute drehte sich alles um Intranets und – unter anderem – um die Frage, ob diese sich durch redaktionelle Pflege auszeichnen müssen. Hintergrund dieser Diskussion war mein Vorschlag, die einfach zu realisierende Implementierung eines Intranets über inter:gator stärker in den Marketingfocus zu rücken. Als ich nämlich bei interface:projects anfing und das erste Mal mit den Möglichkeiten unseres Produktes konfrontiert wurde, war ich sofort begeistert: 5 Minuten dauerte die Installation, 5 weitere Minuten vergingen bei der Grundkonfiguration, dann Dienste starten, Webinterface aufrufen – et voila: das Chaos des Netzlaufwerkes verwandelte sich vor meinen Augen in Struktur. Die neuesten Dokumente erschienen im gleichnamigen Widget auf dem Dashboard, die letzten News wurden im RSS-Widget verlinkt, meine zuletzt bearbeiteten Word-Dateien waren fein säuberlich aufgelistet. Das ganze sah aus wie ein Intranet-Portal. Ich musste außerdem sofort an meine Kinder und deren Schreibtische denken.
Seitdem habe ich als Zielgruppe neben suchintensiven Wissensarbeitern auch den Mittelständler im Kopf, der eigentlich nur seine riesige Dokumentensammlung funktionaler gestalten will, dessen Daten aus einer Handvoll Datenbanken und Festplatten kommen. Und der ab und zu auch etwas sucht. Für ihn wäre inter:gator ein wahrer Segen.
Wir haben die eingangs erwähnte Frage natürlich nicht abschließend klären können, in solchen Fällen hat bei uns einfach jeder Recht. Auch war der Weg zu kurz. Die meisten aßen dann übrigens Currywurst mit Pommes und hinterher gab’s Eis. Im Kopfhörer lief später seit langem mal wieder russische Pop-Musik: Glukoza – Dochka.
inter:gator Information Access Plattform
Es ist soweit, mit Hilfe unseres neuen Major-Releases inter:gator 4 konnten wir zahlreiche Funktionalitäten implementieren. inter:gator 4 lässt sich als Information-Access-Plattform für die effektive Unterstützung der Informationsbeschaffung in verschiedenen Szenarien nutzen: Im Wissensmanagement, als Intranetlösung, in prozessorientierten Unternehmensstrukturen.
inter:gator Information Access Plattform
Reports und Statistiken in einer Enterprise-Search-Umgebung?
Wir haben uns vor einem Jahr entschlossen, ein Reports-Center als eine Komponente der inter:gator Enterprise-Search-Lösung anzubieten. Es soll eine umfangreiche Analyse und Auswertung von Statistiken ermöglichen und einen umfassenden Überblick über das Nutzerverhalten im Intranet liefern.
Die Auswertung von Suchstatistiken wird dabei ebenso standardmäßig implementiert sein, wie eine Klick-Statistik (Anzahl der Klicks in Suchergebnislisten, Vorschau-Klicks und Dateizugriff-Klicks).
Dadurch können zum Beispiel die meistgesuchten Begriffe, die Anzahl aktiver Nutzer oder auch die am meisten ausgewählten Dokumente protokolliert werden.
Bei all diesen Punkten müssen natürlich auch Datenschutzaspekte berücksichtigt werden. Deshalb basieren die Statistiken auf anonymisierten Daten. Im Fall von Dubletten-Reports werden wiederrum die Zugriffsrechte auf die Dateien berücksichtigt. So kann ein Nutzer im inter:gator Dashboard ermitteln, welche Dubletten er auf dem Dateiserver verursacht hat.
Als Vertriebsmitarbeiter stellt sich mir immer die Frage, welche Anwendungen von unseren Kunden angenommen werden. Umfangreiche Statistikfunktionen ermöglichen zielgerichtete Analysen des Ist-Zustandes und bieten die Möglichkeit, Veränderungen zum Soll-Zustand zu verfolgen. Ist das ein Argument?
Am Ende bestimmt der Markt, was funktioniert und was sich nicht verkauft. Ich bin aber sehr stolz darauf, dass wir als deutsches Unternehmen im Bereich Enterprise Search und Wissensmanagement-Lösungen tätig sind, und demnächst ein komplettes Reports-Center auf dem Markt bringen werden.
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